Kebijakan Privasi Platform CMS Digital Signage

Pemrosesan Data Pribadi melalui CMS dilakukan dengan mengacu pada ketentuan hukum Indonesia yang berlaku, termasuk:

• Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi;
• Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik sebagaimana terakhir diubah melalui Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024;
• Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik; dan
• Ketentuan lain yang berkaitan dengan Pelindungan Data Pribadi dan penyelenggaraan sistem elektronik.

Kami dapat bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi apabila menentukan tujuan dan melakukan kendali terhadap pemrosesan data, termasuk untuk:

• Pengelolaan akun internal;
• Autentikasi dan keamanan platform;
• Administrasi layanan;
• Pencatatan aktivitas sistem;
• Dukungan teknis;
• Pemeliharaan platform;
• Pencegahan penyalahgunaan;
• Pemenuhan kewajiban hukum; dan
• Pengembangan Layanan.

Dalam implementasi CMS yang digunakan oleh pelanggan atau organisasi, organisasi pengguna pada umumnya bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi yang menentukan tujuan dan kendali pemrosesan. PT Sentuh Digital Teknologi bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi sepanjang memproses data berdasarkan:

• Instruksi organisasi pengguna;
• Konfigurasi yang ditetapkan organisasi;
• Kebutuhan penyelenggaraan CMS; dan
• Perjanjian antara PT Sentuh Digital Teknologi dan organisasi pengguna.

Kedudukan para pihak dapat berbeda berdasarkan tujuan pemrosesan, konfigurasi sistem, serta perjanjian yang berlaku.

Organisasi pengguna bertanggung jawab untuk:

• Menentukan tujuan pemrosesan data yang dimasukkan ke dalam CMS;
• Memastikan tersedianya dasar pemrosesan yang sah;
• Menentukan pihak yang dapat menggunakan CMS;
• Mengatur peran dan hak akses;
• Memastikan media dan konten digunakan secara sah;
• Menangani permintaan Subjek Data Pribadi sesuai kewenangannya; dan
• Memenuhi kewajiban lain sebagai Pengendali Data Pribadi.

Data akun dapat meliputi:

• Nama;
• Username;
• Alamat email;
• Nomor telepon apabila diperlukan;
• Nama organisasi atau unit kerja;
• Jabatan atau peran;
• Hak akses;
• Status akun;
• Foto profil apabila digunakan;
• Tanggal pembuatan akun; dan
• Tanggal perubahan akun.

Untuk memungkinkan pengguna masuk dan menjaga keamanan akun, CMS dapat memproses:

• Username atau alamat email;
• Kredensial autentikasi;
• Kata sandi yang telah diamankan;
• Token autentikasi;
• Token sesi;
• Informasi sesi login;
• Waktu dan riwayat akses;
• Percobaan login;
• Informasi pemulihan akun; dan
• Informasi keamanan lainnya.

Kata sandi tidak seharusnya disimpan dalam bentuk teks biasa dan diproses menggunakan mekanisme pengamanan yang diterapkan pada sistem.

Media dan konten yang dikelola melalui CMS dapat meliputi:

• Gambar;
• Video;
• Audio;
• Dokumen;
• Teks;
• Tautan;
• QR Code;
• Nama file;
• Ukuran dan format file;
• Metadata file;
• Waktu pengunggahan;
• Identitas pengunggah;
• Status media; dan
• Riwayat perubahan.

Media atau konten dapat memuat Data Pribadi maupun informasi milik pihak lain. Jenis informasi tersebut ditentukan oleh pengguna atau organisasi yang memasukkannya ke dalam CMS.

CMS dapat memproses:

• Nama desain atau layout;
• Susunan dan posisi media;
• Resolusi dan orientasi layar;
• Informasi playlist;
• Nama dan materi kampanye;
• Periode kampanye;
• Jadwal penayangan;
• Target perangkat atau lokasi;
• Status publikasi;
• Status persetujuan;
• Catatan persetujuan atau penolakan;
• Identitas pembuat dan pemeriksa konten; dan
• Riwayat perubahan serta distribusi.

Data perangkat yang terhubung dapat meliputi:

• Nama dan identitas perangkat;
• Nomor seri atau identifier lainnya;
• Jenis dan model perangkat;
• Sistem operasi;
• Versi aplikasi;
• Alamat Internet Protocol atau IP;
• Informasi jaringan;
• Status online atau offline;
• Lokasi operasional;
• Kelompok perangkat;
• Kapasitas penyimpanan;
• Penggunaan bandwidth;
• Status sinkronisasi;
• Status pemutaran konten;
• Jadwal aktif perangkat;
• Riwayat perintah;
• Informasi diagnostik; dan
• Log kesalahan.

Informasi lokasi perangkat dapat berupa:

• Nama lokasi;
• Alamat lokasi;
• Cabang atau unit kerja;
• Wilayah operasional;
• Koordinat lokasi apabila digunakan; dan
• Hubungan antara lokasi dengan perangkat.

Data lokasi digunakan untuk pengelompokan perangkat, pemantauan operasional, distribusi konten, pelaporan, dan pengelolaan perangkat.

Ketika CMS digunakan, sistem dapat mencatat:

• Alamat IP;
• Jenis perangkat pengguna;
• Sistem operasi;
• Jenis dan versi peramban;
• Tanggal dan waktu akses;
• Halaman atau fitur yang digunakan;
• Aktivitas login;
• Aktivitas pengunggahan dan perubahan media;
• Aktivitas pembuatan dan publikasi konten;
• Riwayat persetujuan;
• Riwayat distribusi;
• Status dan hasil penayangan;
• Penggunaan penyimpanan dan bandwidth;
• Log kesalahan;
• Informasi diagnostik;
• Informasi keamanan; dan
• Identifier permintaan sistem.

Ketika pengguna menghubungi Kami, data yang diproses dapat meliputi:

• Nama;
• Alamat email;
• Nomor telepon;
• Nama organisasi;
• Isi pertanyaan atau keluhan;
• Permintaan bantuan;
• Laporan gangguan;
• Tangkapan layar atau lampiran; dan
• Riwayat komunikasi.

Implementasi tertentu dapat menggunakan fitur tambahan, seperti kamera, sensor, analitik audiens, QR Code interaktif, atau integrasi dengan sistem lain.

Apabila fitur tersebut diaktifkan dan menyebabkan pemrosesan Data Pribadi tambahan, organisasi pengguna bertanggung jawab memastikan bahwa penggunaan fitur memiliki dasar pemrosesan yang sah, Subjek Data Pribadi memperoleh pemberitahuan yang memadai, pengumpulan data dibatasi sesuai kebutuhan, hak akses dan masa retensi telah ditentukan, dan penggunaan fitur mematuhi peraturan yang berlaku. CMS tidak dinyatakan menggunakan pengenalan wajah, identifikasi biometrik, atau pelacakan individu, kecuali fungsi tersebut secara nyata tersedia, diaktifkan, dan diinformasikan secara khusus.

Data dapat diperoleh dari:

• Pengguna yang memberikan data secara langsung;
• Administrator organisasi;
• Aktivitas pengguna dalam CMS;
• Media dan konten yang dimasukkan ke dalam CMS;
• Perangkat digital signage yang terhubung;
• Perangkat dan peramban pengguna;
• Sistem autentikasi;
• Sistem atau aplikasi yang diintegrasikan;
• Infrastruktur penyimpanan dan jaringan; serta
• Penyedia layanan teknis yang membantu penyelenggaraan CMS.

• Membuat dan mengelola akun;
• Memungkinkan pengguna masuk ke sistem;
• Mengelola pengguna, peran, dan hak akses;
• Mengunggah dan menyimpan media;
• Membuat layout, playlist, dan kampanye;
• Menjalankan proses persetujuan;
• Menjadwalkan dan mendistribusikan konten;
• Mengelola perangkat dan lokasi;
• Menjalankan jadwal operasional perangkat;
• Menyediakan laporan; dan
• Menjalankan fungsi yang diminta pengguna.

• Memverifikasi identitas pengguna;
• Menjaga keamanan akun dan sesi;
• Mencegah akses tanpa izin;
• Mendeteksi penyalahgunaan;
• Menangani aktivitas mencurigakan;
• Mencatat aktivitas sistem; dan
• Menangani insiden keamanan.

• Memantau performa CMS;
• Memantau status perangkat;
• Menangani gangguan;
• Memperbaiki kesalahan;
• Mengelola kapasitas penyimpanan;
• Mengelola penggunaan jaringan;
• Menjaga ketersediaan sistem;
• Melakukan pencadangan; dan
• Mendukung pemulihan sistem.

• Menganalisis penggunaan fitur;
• Memperbaiki pengalaman pengguna;
• Menyempurnakan fungsi CMS;
• Meningkatkan keamanan;
• Meningkatkan performa; dan
• Mengembangkan fitur baru.

• Memenuhi peraturan perundang-undangan;
• Menanggapi permintaan resmi yang sah;
• Mendukung proses penegakan hukum;
• Melindungi hak Kami atau pihak lain; dan
• Menangani atau menyelesaikan sengketa.

Pemrosesan Data Pribadi dilakukan berdasarkan satu atau lebih dasar berikut:

• Persetujuan yang sah;
• Pelaksanaan perjanjian;
• Pemenuhan kewajiban hukum;
• Pelindungan kepentingan vital;
• Pelaksanaan tugas untuk kepentingan umum apabila berlaku;
• Kepentingan sah dengan tetap memperhatikan hak Subjek Data Pribadi; atau
• Dasar lain yang diperbolehkan berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Organisasi pengguna bertanggung jawab memastikan bahwa Data Pribadi yang dimasukkan dan dikelola melalui CMS memiliki dasar pemrosesan yang sah.

Akses ke CMS hanya diberikan kepada pengguna yang terdaftar dan berwenang.

Administrator organisasi dapat:

• Membuat dan menonaktifkan akun;
• Menentukan peran pengguna;
• Memberikan atau mencabut hak akses;
• Membatasi akses terhadap fitur tertentu;
• Meninjau aktivitas pengguna; dan
• Mengatur kewenangan pengguna dalam pengelolaan konten dan perangkat.

Pengguna bertanggung jawab untuk:

• Menjaga kerahasiaan kredensial;
• Tidak membagikan akun kepada pihak lain;
• Menggunakan kata sandi yang kuat;
• Keluar dari akun pada perangkat bersama;
• Tidak mencoba mengakses data di luar kewenangannya; dan
• Segera melaporkan dugaan penyalahgunaan akun.

CMS memungkinkan konten didistribusikan berdasarkan:

• Perangkat;
• Kelompok perangkat;
• Lokasi;
• Playlist;
• Kampanye;
• Tanggal dan waktu;
• Jadwal penayangan; atau
• Konfigurasi lain yang tersedia.

Konten yang dipublikasikan dapat ditampilkan pada layar di lingkungan organisasi maupun area yang dapat dilihat publik.

Pengguna wajib memastikan konten yang ditayangkan tidak memuat:

• Kredensial atau kata sandi;
• Data rahasia yang tidak boleh dipublikasikan;
• Data Pribadi tanpa dasar pemrosesan yang sah;
• Informasi internal yang bersifat terbatas;
• Materi yang melanggar hukum;
• Materi yang melanggar hak kekayaan intelektual; atau
• Konten yang dapat merugikan pihak lain.

Penarikan konten dari CMS tidak menjamin bahwa konten yang telah dilihat, direkam, disalin, atau didokumentasikan oleh pihak lain dapat ditarik kembali.

Pengguna atau organisasi tetap memiliki hak atas media dan konten yang dimasukkan ke dalam CMS.

Kami memproses konten sejauh diperlukan untuk:

• Menyimpan dan menampilkan konten;
• Menjalankan fitur yang dipilih;
• Mendistribusikan konten ke perangkat;
• Menjalankan jadwal penayangan;
• Memungkinkan akses sesuai kewenangan;
• Menjaga keamanan sistem;
• Melakukan pemeliharaan; dan
• Memenuhi kewajiban hukum.

Pengguna atau organisasi bertanggung jawab memastikan bahwa:

• Konten diperoleh dan digunakan secara sah;
• Terdapat izin untuk menggunakan dan menayangkan konten;
• Data Pribadi pihak lain diproses secara sah;
• Hak akses hanya diberikan kepada pihak berwenang;
• Target perangkat dan jadwal telah sesuai;
• Konten telah melalui persetujuan apabila diwajibkan; dan
• Konten tidak melanggar hukum atau hak pihak lain.

CMS dapat memungkinkan pengguna memasukkan tautan atau QR Code ke dalam konten. Ketika audiens membuka tautan atau memindai QR Code:

• Audiens dapat meninggalkan lingkungan CMS;
• Situs tujuan dapat memproses data berdasarkan kebijakannya sendiri;
• Kami tidak selalu mengendalikan praktik privasi pihak ketiga; dan
• Pengguna harus memastikan keamanan dan legalitas halaman tujuan.

Keberadaan tautan atau QR Code tidak berarti Kami menjamin keamanan, isi, ketersediaan, atau legalitas situs tujuan.

CMS dapat terintegrasi dengan layanan penyimpanan, autentikasi, analitik, komunikasi, perangkat, atau sistem lain. Apabila integrasi diaktifkan:

• Data tertentu dapat dikirim atau diterima melalui sistem terintegrasi;
• Pemrosesan dapat tunduk pada kebijakan pihak penyedia sistem;
• Organisasi pengguna bertanggung jawab menentukan akses dan tujuan integrasi;
• Data yang dipertukarkan harus dibatasi sesuai kebutuhan; dan
• Pengamanan integrasi harus diterapkan sesuai risiko pemrosesan.

Administrator dapat mengakses data sesuai kewenangannya, seperti:

• Identitas pengguna;
• Peran dan hak akses;
• Status akun;
• Media dan konten;
• Kampanye dan jadwal;
• Informasi perangkat;
• Laporan; dan
• Log aktivitas.

Penyedia layanan dapat membantu dalam:

• Hosting;
• Penyimpanan;
• Server dan jaringan;
• Pengiriman media;
• Autentikasi;
• Pemeliharaan;
• Pencadangan;
• Keamanan; dan
• Dukungan teknis.

Penyedia layanan hanya diperbolehkan memproses data sesuai fungsi dan kewenangan yang diberikan.

Data dapat diungkapkan apabila diwajibkan berdasarkan:

• Peraturan perundang-undangan;
• Putusan atau penetapan pengadilan;
• Permintaan resmi yang sah;
• Proses penegakan hukum; atau
• Kepentingan keamanan dan keselamatan.

Data dapat dialihkan apabila terjadi merger, akuisisi, restrukturisasi, atau pengalihan kegiatan usaha dengan tetap memperhatikan kewajiban Pelindungan Data Pribadi.

Kami tidak memperjualbelikan Data Pribadi yang diproses melalui CMS.

Lokasi penyimpanan dan pemrosesan data dapat berbeda berdasarkan infrastruktur yang digunakan, konfigurasi organisasi, jenis implementasi, lokasi pusat data, ketentuan kontrak, dan peraturan yang berlaku. Data dapat disimpan pada infrastruktur cloud, private cloud, pusat data organisasi, atau lingkungan on-premise.

Apabila pemrosesan atau transfer data dilakukan ke luar wilayah Indonesia, pihak yang bertanggung jawab wajib memastikan terpenuhinya ketentuan transfer Data Pribadi berdasarkan peraturan yang berlaku.

Data disimpan selama masih diperlukan untuk:

• Menyediakan Layanan;
• Mempertahankan akun;
• Menjalankan hubungan kontraktual;
• Menyediakan media dan jadwal penayangan;
• Menyusun laporan;
• Menjaga keamanan;
• Memenuhi kewajiban hukum;
• Menangani sengketa; dan
• Mendukung pemulihan sistem.

Masa retensi dapat ditentukan berdasarkan:

• Jenis dan status data;
• Status akun atau layanan;
• Tujuan pemrosesan;
• Kebutuhan operasional;
• Kebutuhan audit dan keamanan;
• Perjanjian dengan organisasi; dan
• Ketentuan hukum yang berlaku.

Setelah data tidak lagi diperlukan, data dapat dihapus, dimusnahkan, dianonimkan, atau dibatasi penggunaannya.

Media, konten, kampanye, akun, atau data lain dapat dihapus apabila:

• Pengguna yang berwenang melakukan penghapusan;
• Akun atau layanan dihentikan;
• Data tidak lagi diperlukan;
• Penghapusan diwajibkan oleh hukum; atau
• Konten melanggar ketentuan penggunaan Layanan.

Konten yang telah didistribusikan dapat tetap tersimpan sementara pada perangkat sampai perangkat menerima pembaruan, melakukan sinkronisasi, atau menjalankan perintah penghapusan. Salinan teknis tertentu dapat tetap berada sementara dalam sistem pencadangan dan pemulihan sampai siklus penyimpanannya berakhir.

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi Data Pribadi dari akses tanpa izin, penggunaan yang tidak sah, kehilangan, perubahan, pengungkapan, penghapusan yang tidak semestinya, dan gangguan terhadap sistem. Langkah perlindungan dapat mencakup:

• Autentikasi pengguna;
• Pengelolaan sesi;
• Pembatasan akses berdasarkan peran;
• Pengamanan komunikasi;
• Pemantauan sistem;
• Pencatatan aktivitas;
• Pengelolaan kerentanan;
• Pencadangan;
• Pengamanan infrastruktur; dan
• Prosedur penanganan insiden.

Tidak ada sistem elektronik yang sepenuhnya bebas dari risiko. Pengguna tetap bertanggung jawab menjaga kredensial dan perangkat yang digunakan untuk mengakses CMS.

Apabila terjadi kegagalan Pelindungan Data Pribadi, Kami dan/atau organisasi yang bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi akan melakukan:

• Identifikasi insiden;
• Penanganan dan pembatasan dampak;
• Pengamanan sistem;
• Pemulihan layanan;
• Evaluasi penyebab;
• Dokumentasi insiden; dan
• Tindakan pencegahan agar kejadian tidak berulang.

Apabila diwajibkan oleh hukum, pemberitahuan tertulis akan disampaikan paling lambat 3 × 24 jam kepada Subjek Data Pribadi dan lembaga yang berwenang.

Pemberitahuan sekurang-kurangnya memuat:

• Data Pribadi yang terungkap;
• Waktu dan cara terjadinya kegagalan; dan
• Upaya penanganan serta pemulihan yang dilakukan.

Pihak yang bertanggung jawab menyampaikan pemberitahuan ditentukan berdasarkan kedudukan para pihak dan ketentuan perjanjian yang berlaku.

Sesuai ketentuan yang berlaku, Subjek Data Pribadi dapat memiliki hak untuk:

• Memperoleh informasi mengenai pemrosesan data;
• Mengakses Data Pribadi;
• Memperoleh salinan Data Pribadi;
• Memperbaiki atau memperbarui data;
• Menarik persetujuan;
• Meminta pembatasan atau penghentian pemrosesan;
• Meminta penghapusan atau pemusnahan data;
• Mengajukan keberatan terhadap keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis;
• Memperoleh atau memindahkan data dalam format yang sesuai; dan
• Mengajukan keluhan atas dugaan pelanggaran.

Pelaksanaan hak dapat dibatasi apabila:

• Penyimpanan diwajibkan oleh hukum;
• Identitas pemohon tidak dapat diverifikasi;
• Data masih diperlukan untuk penyelesaian sengketa;
• Permintaan memengaruhi hak pihak lain; atau
• Terdapat pengecualian berdasarkan ketentuan yang berlaku.

Permintaan terkait Data Pribadi dapat disampaikan melalui:

• Fitur pengaturan akun apabila tersedia;
• Administrator organisasi;
• Saluran bantuan CMS;
• Kontak resmi PT Sentuh Digital Teknologi; atau
• Surat tertulis ke alamat perusahaan.

Untuk melindungi keamanan data, pemohon dapat diminta melakukan verifikasi identitas.

Permintaan setidaknya perlu memuat:

• Nama pemohon;
• Alamat email atau username;
• Nama organisasi;
• Jenis permintaan;
• Penjelasan data yang dimaksud; dan
• Informasi pendukung yang diperlukan.

Apabila organisasi pengguna bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi, permintaan dapat diteruskan kepada organisasi tersebut untuk diproses sesuai kewenangannya.

CMS dapat menggunakan cookie, penyimpanan lokal, atau teknologi sejenis untuk:

• Mempertahankan sesi login;
• Menyimpan informasi autentikasi;
• Melindungi formulir dan permintaan sistem;
• Menyimpan preferensi tampilan;
• Mengingat konfigurasi pengguna;
• Mendukung analisis performa; dan
• Menjaga fungsi dasar CMS.

Pengguna dapat mengatur atau menghapus cookie melalui pengaturan peramban. Namun, tindakan tersebut dapat menyebabkan fungsi login atau fitur tertentu tidak berjalan sebagaimana mestinya.

CMS tidak secara khusus ditujukan kepada anak. Apabila media atau konten yang dikelola melalui CMS memuat Data Pribadi anak, pengguna atau organisasi wajib memastikan adanya persetujuan orang tua atau wali dan dasar pemrosesan lain yang diperlukan berdasarkan ketentuan hukum.

Apabila akun dinonaktifkan atau layanan organisasi dihentikan:

• Pengguna dapat kehilangan akses ke CMS;
• Hak akses dapat dicabut;
• Media dan konten dapat dijadwalkan untuk dihapus;
• Distribusi konten dapat dihentikan;
• Perangkat dapat kehilangan akses ke layanan sinkronisasi; dan
• Data tertentu dapat tetap disimpan untuk kebutuhan hukum, audit, keamanan, penyelesaian sengketa, atau pemulihan sistem.

Organisasi disarankan menyimpan salinan data yang masih diperlukan sebelum penghentian Layanan dilakukan.

Setiap implementasi CMS dapat memiliki ketentuan khusus mengenai:

• Infrastruktur dan lokasi penyimpanan;
• Jenis data yang diproses;
• Masa retensi;
• Integrasi pihak ketiga;
• Fitur kamera, sensor, atau analitik;
• Standar keamanan;
• Kontak pelindungan data;
• Proses penghapusan data; dan
• Pembagian tanggung jawab antara para pihak.

Ketentuan tersebut dapat diatur dalam kontrak, Data Processing Agreement, Service Level Agreement, pemberitahuan privasi tambahan, atau dokumen lain. Apabila terdapat perbedaan antara Kebijakan Privasi ini dengan ketentuan khusus suatu implementasi, ketentuan khusus tersebut berlaku sepanjang berkaitan dengan implementasi yang dimaksud dan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan.

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini apabila terdapat perubahan pada:

• Fitur CMS;
• Jenis data yang diproses;
• Infrastruktur;
• Praktik keamanan;
• Kebutuhan operasional;
• Hubungan dengan penyedia layanan; atau
• Peraturan perundang-undangan.

Tanggal pembaruan akan dicantumkan pada bagian awal dokumen. Perubahan material dapat disampaikan melalui CMS, email, atau saluran komunikasi lain yang tersedia.

Pertanyaan, keluhan, atau permintaan terkait Kebijakan Privasi dan pemrosesan Data Pribadi dapat disampaikan kepada:

• PT Sentuh Digital Teknologi, Jl. Lengkong Gudang Timur IV No. 51, Lengkong Gudang Timur, Kecamatan Serpong, Kota Tangerang Selatan, Banten 15310, Indonesia
• Situs web: https://sentuh.id
• Email privasi/dukungan: belum tersedia secara resmi
• Nomor telepon: belum tersedia secara resmi

Permintaan juga dapat disampaikan melalui saluran bantuan resmi yang tersedia pada CMS.